✐¿Qué es un repositorio institucional?

Debe entenderse por Repositorio Institucional (RI) “… como un sistema de información que reúne, preserva, divulga y da acceso a la producción intelectual y académica de las comunidades universitarias” (Bustos, Fernández, Johnson, 2007; 5). La necesidad por desarrollar un proyecto de Repositorio Institucional, nace como una de las estrategias centrales de la Universidad de Guanajuato por impulsar la operatividad del Modelo Educativo institucional para promover la diversificación de escenarios educativos mediante el uso de las Tecnología de la Información y la Comunicación (TIC’s), donde el docente y estudiantes puedan formar parte activa de la denominada “Sociedad del Conocimiento”.

✐¿Qué contiene el repositorio institucional?

El repositorio institucional contiene documentos organizados en colecciones de acuerdo a su tipo. De esta manera, se agrupan por colecciones los trabajos de titulación, objetos de aprendizaje, documentación institucional y de gestión, libros antiguos, artículos, patentes. Pero se pueden incrementar las colecciones conforme a las necesidades de la institución.

✐¿Quién puede depositar en el repositorio institucional?

Puede depositar la comunidad universitaria, de acuerdo a las colecciones de tipos de documentos. Se puede proponer la conformación de una nueva colección a la administración del repositorio.

✐¿Quién puede visualizar los documentos del repositorio institucional?

Cualquier persona con conexión a internet que visite el sitio web del repositorio puede visualizar los datos de los documentos depositados, y descargar los documentos.

✐¿Es necesario estar registrado en el Repositorio Institucional para consultar sus documentos?

No es necesario registrarse para consultar los documentos depositados.
Pero existe la alternativa de generar una cuenta personal en DSpace para poder suscribirse a una colección de documentos. De esta manera, cada vez que se incorpore un nuevo documento a una colección, se enviará al usuario una notificación por correo electrónico. Para ello es necesario generar la cuenta en el menú ‘Servicios’, y seleccionar ‘Mi DSpace’. Una vez que se tiene una cuenta, se puede suscribir a una colección seleccionando ‘Suscribirse para recibir un correo electrónico cada vez que se introduzca un ítem en esta colección.’

✐¿Para qué sirve el repositorio institucional?

El Repositorio Institucional tiene como objetivo general contar con un sistema de información digital para la gestión del conocimiento a través de colecciones conformadas por la producción académica y científica de la comunidad universitaria con fines de preservación digital, acceso y divulgación.
Además, tiene como objetivos particulares:
1. Definir lineamientos institucionales para fomentar la incorporación y participación de la comunidad universitaria en el movimiento del acceso abierto.
2. Establecer los mecanismos administrativos y de estandarización para la interoperabilidad del Repositorio Institucional.
3. Disponer de la infraestructura tecnológica indispensable, que permita operar el Repositorio Institucional bajo condiciones de preservación y seguridad de la producción documental en formato digital.
4. Conformar colecciones documentales que sean resultado de la producción académica y científica, y difundirlas a través del Repositorio Institucional a la comunidad universitaria y sociedad.

✐¿De qué manera colabora el repositorio institucional con el Repositorio Nacional de CONACYT?

En el caso de los estudios de posgrado, los trabajos autorizados para publicación serán identificables y recuperables por el Repositorio Nacional administrado por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACYT), en el sitio https://www.repositorionacionalcti.mx/. Es decir, que una tesis de maestría o doctorado, será consultable a través del repositorio institucional y el Nacional. El Repositorio Nacional surge de la Ley de Ciencia y Tecnología como una referencia para el Acceso Abierto en el país.

✐¿Qué ventajas tiene depositar en el repositorio institucional?

La importancia del desarrollo del repositorio institucional radica en las posibilidades de difusión, visibilidad, impacto y preservación de la documentación contenida en él, y los beneficios que se proporcionan. Tomando como referencia la infografía ‘Beneficios de publicar en los repositorios institucionales’ de la Red de Bibliotecas de Universidades Españolas (2015), los beneficios se distinguen de la siguiente manera.
• Para los investigadores, se permite la posibilidad de publicar resultados de investigaciones y cumplir con las disposiciones de organismos financiadores, una mayor visibilidad e impacto (por ejemplo en citas), la garantía de una correcta gestión de los derechos de autor, el acceso perpetuo a los trabajos mediante enlaces permanentes, las estadísticas de uso para evaluaciones, y el depósito de documentos en todo tipo de formatos.
• Para las instituciones, se abre la posibilidad de conjuntar y difundir a nivel mundial la producción científica y académica, el aumento de la visibilidad de la institución a través de sus autores y la preservación de las obras de los autores.
Mediante el Repositorio Institucional, los individuos acceden al conocimiento. Por lo que el financiamiento e inversión pública que reciben las universidades dan una retribución mediante la publicación de los resultados de la vida académica. Además de contribuir a la disminución de la brecha digital y de acceso a la información.

✐¿Es obligatorio archivar documentos en el Repositorio Institucional?

No es obligatorio depositar documentos en el Repostorio Institucional. Sin embargo debe tomarse en cuenta que el Repositorio Institucional proporciona beneficios como:
1. Mayor visibilidad de los documentos a través de internet para obtener un mayor impacto. Y por consiguiente, posibilitar a obtener una mayor cantidad de citas.
2. Al publicarse en la red, los documentos pueden localizarse por otros usuarios a través de motores de búsquedas como Google.
3. Pueden obtenerse estadísticas de consulta y descarga de los documentos.
4. Se reúne la producción académica y científica de la institución en un solo sitio.
5. Generación de enlaces permanentes a los documentos, para garantizar su disponibilidad a largo plazo en internet.
6. Preservación digital de los documentos para su conservación.
7. Acreditación de la autoría de un documento.
Además, la más reciente reforma en 2014 de la Ley de Ciencia y Tecnología, promueve el Acceso Abierto de la producción científica del país, sienta las bases del Repositorio Nacional, descrito en los siguientes términos del artículo 69, del capítulo X:

Artículo 69.
Los investigadores, tecnólogos, académicos y estudiantes de maestría, doctorado y posdoctorado, cuya actividad de investigación sea financiada con recursos públicos o que hayan utilizado infraestructura pública en su realización, por decisión personal podrán, depositar o en su caso autorizar expresamente el depósito de una copia de la versión final aceptada para publicar en Acceso Abierto a través del Repositorio Nacional, comprobando que ha cumplido con el proceso de aprobación respectivo, lo anterior bajo los términos que al efecto establezca el CONACyT.

Tras lo cual se procura el acceso abierto de la producción científica y tecnológica generada en instancias como las Universidades Públicas Estatales, a partir del financiamiento a la investigación con recursos públicos.

✐¿Es necesario ceder el derecho de autor para depositar en el repositorio institucional?

El Repositorio Institucional no deposita materiales que estén protegidos por derechos de autor, en los cuales el permiso para el depósito no esté garantizado.
En el caso de los trabajos de titluación, su depósito en el Repositorio Institucional no significa una cesión de derecho de autor, pues lo que se solicita al autor es autorizar la reproducción, publicación y comunicación pública de una obra. Esta autorización implica el permiso para:
• Almacenar el documento para fines de seguridad y preservación.
• Publicar el documento con fines académicos y de investigación, accesible de modo libre y gratuito.
• En la medida en que ello sea necesario, transformar su soporte/ formato electrónico para permitir su preservación y accesibilidad, así como para la incorporación de elementos de seguridad.

✐¿En el caso de los trabajos de titulación, quién decide su publicación en el repositorio institucional?

El autor de un trabajo de titulación es quien autoriza la publicación.

✐¿Qué sucede con los trabajos de titulación que no se autorizan publicar?

Igualmente se depositan en el repositorio institucional pero no se encuentran visibles para los usuarios que visitan el sitio. Solamente el personal administrador del Sistema Bibliotecario tiene acceso al documento y se puede realizar la consulta dentro de las instalaciones de una biblioteca de la institución.

✐¿De qué manera se menciona la participación de directores y asesores de los trabajos de titulación?

La participación de los directores y asesores se menciona en la descripción de un trabajo de titulación. Su mención se realiza en el campo descriptivo de acuerdo a las directrices OpenAire, uno de los estándares que se siguen en el desarrollo del repositorio.

✐¿Cuándo no es recomendable la publicación de un trabajo de titulación?

Cuando se considera que un trabajo constituye una invención y/o signo distintivo, se recomienda no autorizar su publicación para no vulnerar su registro. Se recomienda comunicarse con la Dirección de Vinculación antes de autorizar su publicación en el repositorio.
También cuando se tiene la intención de publicar un artículo en una revista/ journal o publicar un libro, se recomienda verificar las políticas de la editorial de interés para saber si el contenido a publicar debe de ser inédito.

✐¿Qué estándares y directrices sigue el Repositorio Insititucional?

El Repositorio Institucional cumple con estándares internacionales de repositorios. Utliza en sistema DSpace para el desarrollo de su plataforma, y atiende a la documentación:
1. Iniciativa de Acceso Abierto de Budapest
2. Esquema de metadatos Dublin Core
3. Directrices OpenAIRE 3.0 para Repositorios de Literatura y para Archivo de Datos
4. Protocolo OAI-PMH
5. Documento “Síntesis Reglas de Metadatos LA-Referencia”